Viagens
Diretrizes e procedimentos para viagens a trabalho realizadas pelas pessoas da Casa Hacker.
Objetivo
Estabelecer as diretrizes e procedimentos para viagens a trabalho realizadas pelas pessoas da Casa Hacker, visando garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, a segurança e o bem-estar das pessoas, o uso responsável e eficiente dos recursos da Casa Hacker e a padronização dos processos de planejamento, reserva e reembolso de despesas.
Abrangência
Esta política se aplica a todos os membros da Assembleia Geral, do Conselho de Administração e da Diretoria-Executiva ("Administradores"), do Conselho Fiscal e Funcionários, incluindo terceirizados, prestadores de serviços diretos e indiretos, estagiários e jovens aprendizes ("Pessoas") da Associação Casa Hacker ("Casa Hacker") que realizem viagens a serviço da organização, independentemente do cargo ou localização.
Todos os atuais e futuros empreendimentos e negócios da Casa Hacker devem seguir as orientações previstas na presente Política, considerando as necessidades específicas e os aspectos legais e regulamentares a que estão sujeitos.
Aprovação da Viagem
Toda viagem a trabalho com deslocamento superior a 100km deve ser previamente aprovada Gerente de Projetos conforme a estratégia de atividades e o orçamento disponível.
A solicitação dos serviços deve ser aberta em Compras através do Jira Service Management e incluir as informações específicas e necessárias para cada serviço de viagem: hospedagem, voos, bilhetes rodoviários, seguro e etc.
As Pessoas devem realizar suas solicitações com antecedência mínima de 30 dias para viagens nacionais e 90 dias para viagens internacionais, sempre que possível.
Passagens Aéreas
A classe da passagem aérea deve ser econômica para voos nacionais e internacionais.
As reservas devem priorizar tarifas mais econômicas, respeitando as necessidades operacionais da viagem.
As taxas por alteração ou cancelamento de passagens serão cobertas pela Casa Hacker apenas se a mudança for motivada por razões de trabalho devidamente justificadas. Caso contrário, os custos adicionais serão de responsabilidade da Pessoa.
Taxas de bagagem despachada podem ser inclusas ou reembolsadas se estiverem relacionadas a materiais de trabalho.
Hospedagem
A hospedagem deve seguir os limites de diárias e valores máximos estabelecidos abaixo, buscando opções com bom custo-benefício que garantam conforto e segurança adequados:
Valores máximos por diária:
Capitais e regiões metropolitanas: até R$ 300,00
Demais cidades: até R$ 200,00
Destinos internacionais: até US$ 150,00 (ou equivalente na moeda local)
Exceções: Valores superiores aos limites estabelecidos poderão ser aprovados em situações justificadas, como:
Eventos em período de alta temporada com indisponibilidade de opções dentro dos limites
Localidades com custos de hospedagem reconhecidamente elevados
Necessidades específicas relacionadas à segurança ou acessibilidade
As reservas devem priorizar estabelecimentos que ofereçam café da manhã incluso.
Não é permitido o reembolso de multas ou despesas extras decorrentes do não cumprimento do horário da diária estipulada pelo hotel.
O café da manhã deve ser tomado no hotel e, somente quando não for oferecido, poderá ser pago pela Pessoa e posteriormente solicitado reembolso, conforme a Política de Reembolso.
Transporte Local
Táxi e Aplicativos
O uso de serviços de transporte por aplicativo (Uber Business) é permitido respeitando a política de uso do Uber Business para deslocamentos entre aeroporto e hotel, hotel e local de evento/reunião, e outros trajetos relacionados às atividades profissionais.
Locação de Veículos
A locação de veículos deve ser feita apenas quando for a opção mais econômica e eficiente, considerando:
Número de deslocamentos necessários
Custo comparativo com táxis/aplicativos
Necessidade de transporte de materiais ou equipamentos
A locação de veículos deve ser solicitada em Compras via Jira Service Management.
Deve ser contratado seguro completo para o veículo locado.
Despesas Reembolsáveis
Serão reembolsados apenas despesas relacionados à atividade profissional e devidamente comprovados por meio de documentação fiscal válida, incluindo:
Transporte entre aeroporto e hotel
Transporte local relacionado às atividades profissionais
Alimentação dentro dos limites estabelecidos
Materiais e suprimentos necessários para as atividades
Taxas de visto e documentação quando aplicável
Despesas Não Reembolsáveis
Não serão reembolsadas as seguintes despesas:
Compras pessoais e presentes
Mini bar e serviços de quarto não essenciais
Lavanderia pessoal
Refeições para acompanhantes
Perda ou roubo de dinheiro e cartões de crédito
Perda de bens pessoais
Despesas médicas (cobertas pelo seguro viagem obrigatório)
Infrações de trânsito e multas
Entretenimento pessoal
Serviços de streaming ou pay-per-view
Gorjetas acima de 10% do valor do serviço
Comprovação e Relatório de Despesas
Todas as despesas devem ser comprovadas por meio de notas fiscais válidas conforme as políticas de Reembolsoe Compras.
A solicitação de Reembolso deve ser submetido através do Jira Service Management em até 7 dias úteis após o retorno da viagem.
O relatório deve incluir:
Relação detalhada de todas as despesas
Comprovantes fiscais anexos(notas fiscais válidas)
Descrição do propósito de cada despesa
Relatório resumido das atividades realizadas durante a viagem
As despesas sem comprovação adequada não serão reembolsadas.
Deveres Durante a Viagem
As Pessoas em viagem a trabalho devem:
Segurança: Priorizar a segurança pessoal, evitando áreas de risco e adotando as precauções necessárias. Manter cópias digitais de documentos importantes.
Conduta Ética: Manter conduta profissional e ética, representando a Casa Hacker de forma positiva e respeitando as leis e costumes locais.
Comunicação: Manter contato regular com a Casa Hacker, informando sobre eventuais imprevistos, mudanças de planos ou emergências.
Gestão de Informações: Proteger informações confidenciais da organização, utilizando VPN para acesso a recursos corporativos e evitando compartilhamento de dados sensíveis em redes públicas.
Documentação: Guardar todos os comprovantes de despesas de forma organizada e segura.
Viagem com Extensão Pessoal
Se a Pessoa optar por estender a viagem para fins pessoais (lazer, turismo, visita a familiares), os custos adicionais são de sua inteira responsabilidade.
A extensão pessoal deve ser negociada diretamente com os fornecedores (companhias aéreas, hotéis, etc.), sem qualquer mediação ou responsabilidade da Casa Hacker.
A Casa Hacker não se responsabiliza por despesas, problemas ou imprevistos que ocorram durante o período de extensão pessoal da viagem.
É necessário informar previamente ao gestor sobre a extensão pessoal da viagem para fins de controle administrativo.
Viagens Internacionais
Para viagens internacionais, além das diretrizes gerais, as Pessoas devem:
Verificar a necessidade de visto e iniciar o processo com antecedência adequada
Consultar as recomendações de saúde e vacinação do país de destino
Providenciar seguro viagem nacional ou internacional, cujo custo será coberto pela Casa Hacker
Estar atento às leis e regulamentos locais, especialmente relacionados a importação de equipamentos
Informar-se sobre os costumes e práticas de negócios do país de destino
Emergências e Imprevistos
Em caso de emergências durante a viagem, as Pessoas devem:
Entrar em contato imediatamente com a agência de viagem (os números de WhatsApp estão na confirmação de reserva) e/ou a seguradora (informações de contato na Apólice)
Seguir os protocolos de segurança estabelecidos
Registrar ocorrências policiais quando aplicável (roubos, acidentes, etc.)
Solicitações e Prazos
Todas as solicitações relacionadas a viagens devem ser realizadas através do Jira Service Management.
O tempo para primeira resposta é de 48 horas úteis. A análise completa e aprovação de viagens pode levar até 7 dias úteis para viagens nacionais e até 15 dias úteis para viagens internacionais.
Os prazos são estimativas médias que podem variar para mais ou para menos, dependendo da complexidade da solicitação e da disponibilidade orçamentária.
Disposições Finais
Todas as despesas de viagem (voos, transporte por aplicativo, alimentação, seguro, materiais pedagógicos, entre outros) deve ter orçamento aprovado e disponível em Centro de Custo do Projeto e/ou de Operações para que as solicitações sejam aceitas e analisadas.
O descumprimento desta política poderá resultar em medidas disciplinares, conforme as políticas internas da Casa Hacker, incluindo a não aprovação de futuras viagens e a necessidade de ressarcimento de valores gastos inadequadamente.
As Pessoas são responsáveis por conhecer e cumprir integralmente esta política antes de realizar qualquer viagem a trabalho.
Em caso de dúvidas sobre a aplicação desta política, as Pessoas devem consultar a área de Compras por meio de uma solicitação por escrito antes de tomar qualquer decisão.
A Casa Hacker reserva-se o direito de solicitar documentação adicional ou esclarecimentos sobre qualquer despesa de viagem a qualquer momento.
Esta política será revisada periodicamente para garantir sua adequação e conformidade com as regulamentações vigentes e as melhores práticas de gestão.
Vigência
A presente Política entra em vigor a partir de 01/11/2025, permanecendo válida e aplicável até que seja alterada por deliberação competente.
Atualizado