# Reembolso ## **Objetivo** Estabelecer diretrizes claras, transparentes e uniformes para o reembolso de despesas realizadas por pessoas que atuam em nome da Associação Casa Hacker ou que sejam beneficiárias de suas atividades, assegurando: * Conformidade com os princípios da **legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, economicidade e eficiência** (Estatuto Social, art. 4º); * Adequação às normas do **Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil - MROSC** (Lei nº 13.019/2014); * Proteção de dados pessoais em conformidade com a **Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD** (Lei nº 13.709/2018); * Boa governança e gestão responsável dos recursos organizacionais. ## **Abrangência** A política de reembolso é de aplicação obrigatória a todos os membros da Assembleia Geral, do Conselho de Administração e da Diretoria Executiva (“Administradores”), do Conselho Fiscal e Funcionários, incluindo terceirizados, prestadores de serviços diretos e indiretos, estagiários, jovens aprendizes, voluntários e beneficiários (“Pessoas”) da Associação Casa Hacker (“Casa Hacker”). Todos as atuais e futuros empreendimentos e negócios da Casa Hacker devem definir os seus direcionamentos a partir das orientações previstas na presente Política, considerando as necessidades específicas e os aspectos legais e regulamentares a que estão sujeitas. ## **Despesas Elegíveis** São passíveis de reembolso as despesas comprovadamente realizadas para o desempenho de atividades operacionais ou de projetos, **limitadas a meio salário mínimo nacional por despesa**, incluindo: | **Categoria** | **Exemplos** | **Observações** | | -------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | --------------------------------------- | | **Alimentação** | Refeições durante viagens ou eventos institucionais | Reembolsável | | **Transporte Local** | Combustível, pedágio, estacionamento, transporte público | Reembolsável | | **Materiais** | Materiais de consumo necessários para atividades dos projetos | Reembolsável | | **Outras Despesas Operacionais** | Despesas previamente aprovadas pelo Gestor responsável | Reembolsável, até o limite estabelecido | #### **Despesas Sujeitas à Política de Viagens** **NÃO são reembolsáveis** as seguintes despesas, que devem ser solicitadas previamente conforme a **Política de** [Viagens](/governanca/compras-pagamentos-e-viagens/viagens.md) da Casa Hacker: * **Hospedagem** (hotéis, pousadas, acomodações); * **Passagens aéreas** e **rodoviárias**; * **Transporte por aplicativo** (Consulte a Política [Uso do Uber Business](/governanca/compras-pagamentos-e-viagens/uso-do-uber-business.md)). > **Importante:** Para essas despesas, deve-se seguir o fluxo de solicitação prévia estabelecido na Política de Viagens. Solicitações de reembolso dessas categorias serão automaticamente rejeitadas. #### **Requisitos de Elegibilidade da Despesa** Para que uma despesa seja elegível a reembolso, **todos** os requisitos abaixo devem ser **cumulativamente** atendidos: **Requisitos Orçamentários e de Aprovação Prévia** * Previsão orçamentária no Centro de Custo, Projeto ou Área Operacional correspondente; * Valor total da despesa **igual ou inferior a meio salário mínimo nacional vigente** (Brasil); * Despesas restritas ao solicitante e a até 3 Pessoas da equipe vinculada ao Projeto ou Área Operacional; * Relação direta com atividades operacionais ou de execução de Projetos da Casa Hacker; * **Aprovação prévia** do Gestor do Projeto ou Área Operacional, atestando a pertinência, validade e conformidade da despesa com o escopo das atividades. #### **Requisitos Documentais e Fiscais** * **Documentação fiscal válida:** * Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e); * Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e-SAT); * Recibo com identificação completa do prestador (quando aplicável). * **O documento fiscal deve conter:** * CPF ou CNPJ do solicitante; * Descrição clara da despesa; * Data de emissão; * Ausência de rasuras, emendas ou adulterações. * **Comprovante de pagamento** (quando aplicável): transferência bancária, cartão de crédito/débito, PIX ou recibo de pagamento. **Requisitos Bancários** * Titularidade de conta corrente ou conta de pagamento ativa em instituição financeira brasileira, em nome do solicitante (pessoa física CPF ou pessoa jurídica CNPJ). #### **Requisitos Específicos por Tipo de Despesa** **Combustível:** * Reembolso exclusivo para **combustível comum** (etanol ou gasolina); * **Vedado** o reembolso de combustíveis aditivados, premium, diesel S10 ou qualquer outra categoria diferenciada, salvo justificativa técnica aprovada pelo Gestor. **Quilometragem (Uso de Veículo Próprio):** * Utilizar o [Modelo de Reembolso de Km](https://docs.google.com/document/d/1WJDOihq7jRrtu43MgrO8Jcf6NCHuXCUYDyj1x5gcE34/copy); * Valor do reembolso calculado com base na **tabela de referência** definida pela Diretoria Financeira, considerando preços de mercado. **Razoabilidade e Economicidade:** * Os valores devem observar os preços praticados pelo mercado na região, respeitando a **relação custo-benefício** e o **princípio da economicidade** aplicável às Organizações da Sociedade Civil. ## **Despesas não reembolsáveis** **Não são passíveis de reembolso:** * Bebidas alcoólicas; * Multas de trânsito, infrações e penalidades; * Despesas pessoais sem relação com atividades institucionais; * Gorjetas e gratificações voluntárias; * Serviços de streaming, entretenimento ou lazer; * Despesas com telefonia móvel e internet pessoal (exceto quando previamente autorizado para uso exclusivo em atividade institucional); * **Hospedagem, passagens aéreas, passagens rodoviárias e transporte por aplicativo** (sujeitas à Política de Viagens); * Despesas realizadas há mais de **30 (trinta) dias corridos** sem solicitação de reembolso; * Despesas sem documentação fiscal hábil ou com documentação em desconformidade com esta Política. ## **Prazos (SLA)** | **Etapa** | **Responsável** | **Prazo** | **Ação** | | ----------------------------------------- | ------------------ | ----------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Solicitação** | Pessoa Solicitante | Até **7 dias úteis** após realização da despesa | Preencher formulário, anexar documentação e enviar via [Jira Service Management](https://jira.casahacker.org/servicedesk/customer/portals) | | **Análise e Aprovação** | Gestor da Área | Até **3 dias úteis** | Analisar conformidade da despesa e aprovar/rejeitar | | **Verificação Documental e Orçamentária** | Área de Finanças | Até **2 dias úteis** | Verificar disponibilidade orçamentária e validar documentação | | **Pagamento** | Área de Finanças | Até **5 dias úteis** após aprovação | Processar transferência bancária | ## **Instruções Detalhadas para Solicitação** **Passo A:** Escolher o modelo de formulário adequado: * [Modelo de Reembolso - Despesas Gerais](https://docs.google.com/document/d/1Xt6y_-I-iMfYOkDgHt71FEQ-q0g8iA-VoMFPRmil0ls/copy) * [Modelo de Reembolso de Km](https://docs.google.com/document/d/1WJDOihq7jRrtu43MgrO8Jcf6NCHuXCUYDyj1x5gcE34/copy) **Passo B:** Preencher o formulário com as seguintes informações: * Dados pessoais do solicitante (nome completo, CPF, área/projeto); * Descrição detalhada da despesa e sua justificativa; * Data de realização da despesa; * Valor total; * Dados bancários para transferência. **Passo C:** Anexar documentação obrigatória: * Documento fiscal original (PDF ou XML); * Comprovante de pagamento; * Autorização prévia do Gestor (se aplicável). **Passo D:** Exportar o formulário preenchido para **PDF** e assinar eletronicamente por meio de plataforma de assinatura eletrônica (ex: Clicksign). **Passo E:** Submeter a solicitação via [Jira Service Management](https://jira.casahacker.org/servicedesk/customer/portals) em até **7 dias úteis** após a realização da despesa. ## **Rejeição Automática** Serão **automaticamente rejeitadas** as solicitações que apresentem: * Ausência ou inconsistência da documentação fiscal; * Documentação em desconformidade com os requisitos da Política de Compras; * Submissão após **7 dias úteis** da realização da despesa, sem justificativa formal; * Valores superiores ao limite estabelecido (meio salário mínimo); * Despesa não prevista em orçamento ou sem aprovação prévia; * **Despesas de hospedagem, passagens ou transporte por aplicativo** (que devem seguir a Política de [Viagens](/governanca/compras-pagamentos-e-viagens/viagens.md) e [Uso do Uber Business](/governanca/compras-pagamentos-e-viagens/uso-do-uber-business.md)). ## **Pagamento** **Forma de Pagamento** O reembolso será realizado exclusivamente por **transferência bancária** (TED, DOC ou PIX) para conta corrente ou conta de pagamento de titularidade do solicitante. **Prazo** O pagamento será processado em até **5 (cinco) dias úteis**, contados da data de aprovação final pela Área de Finanças. **Comunicação** O solicitante será notificado sobre o status da solicitação (aprovada, rejeitada ou em análise) pelo sistema Jira Service Management. ## **Disposições Finais** Os casos omissos ou situações excepcionais não previstas nesta Política serão decididos pela **Diretoria Executiva**, submetendo-se suas decisões à **ratificação do Conselho de Administração** na primeira reunião subsequente. Esta Política entra em vigor a partir de 25/11/2025, revogando disposições em contrário, e permanecerá válida e aplicável até que seja formalmente alterada ou revogada. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.casahacker.org/governanca/compras-pagamentos-e-viagens/reembolso.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.